隨著信息化的不斷發展和管理的細致化，各單位需要管理的檔案信息量越來越大，如仍然使用傳統的檔案管理方法，通過紙質存儲方式為介質，這種情況顯然存在諸多風險及安全隱患，同時這種檔案管理方法效率十分低下?，F如今，傳統檔案管理方式需要與時俱進進行改革?，F提出一種基于RFID技術實現檔案管理智能化的系統方案，該系統可提高文檔的使用效率，為文檔執行相關使用提供強有力的技術支持。
當rfid技術與每件對象（文檔、借閱人、電腦、通訊器材等）簡歷綁定關系后，可實現以下功能：
1、新文檔等級
2、自動盤點及定位
3、自動引導
4、自動識別
5、自動追蹤
6、快速巡查及報警
7、流程管理
8、統計文檔功能
方案實施效益
1、在查找、盤點、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率
2、可以明顯提高文件管理的準確性，輕松跟蹤定位實體文件
3、文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等
4、文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡
5、通過柔rfid技術及攝像、軟件系統等有效結合，有效避免文件丟失
6、人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的基礎
博緯智能團隊在超高頻RFID技術領域擁有近10年的技術經驗，針對智慧檔案管理領域，特別設計了一系列RFID智能裝備產品，主要包含RFID館員工作站、RFID智能盤點車、RFID移動手持機、RFID智能文件柜、RFID玻璃檔案柜、RFID智能密集架系統，形成了一套閉環的管理系統。此次云南檔案館的改造項目，這些智能裝備能夠實現可實現對檔案的無序存放，有序管理。在無需人工進行任何操作的情況下，實現檔案可視化、系統化、智能化管理，保障檔案信息完整性、可追溯性、全生命周期流程管理。
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